คู่มือเลือกริบบิ้นเครื่องพิมพ์: วิธีตรวจสอบความเข้ากันได้และเลือกประเภทให้เหมาะกับงานสำนักงาน

การเลือกริบบิ้นเครื่องพิมพ์ที่ถูกต้องและเหมาะสมกับเครื่องพิมพ์ดอทเมทริกซ์หรือเครื่องพิมพ์ใบเสร็จในสำนักงาน เป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยให้การพิมพ์เอกสารดำเนินไปอย่างราบรื่นไม่มีสะดุด การใช้ริบบิ้นที่ตรงตามข้อกำหนดของตัวเครื่องไม่เพียงแต่ช่วยให้ได้งานพิมพ์ที่คมชัด อ่านง่าย และมีความน่าเชื่อถือสำหรับเอกสารสำคัญทางธุรกิจ แต่ยังช่วยป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับหัวพิมพ์ ซึ่งเป็นชิ้นส่วนที่มีราคาสูงและบอบบางที่สุดชิ้นหนึ่งของเครื่องพิมพ์

การทำความเข้าใจวิธีการตรวจสอบความเข้ากันได้ของตลับหมึกริบบิ้น การประเมินปริมาณงานพิมพ์ประจำเดือนของสำนักงาน และการเลือกใช้วัสดุริบบิ้นที่เหมาะสมกับประเภทกระดาษ จะช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมต้นทุนค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ในขณะเดียวกันก็ยังคงรักษามาตรฐานของเอกสารราชการ เอกสารบัญชี และใบเสร็จรับเงินต่าง ๆ ไว้ได้อย่างครบถ้วน

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบความเข้ากันได้ของริบบิ้นกับเครื่องพิมพ์

การหลีกเลี่ยงปัญหาการซื้อริบบิ้นเครื่องพิมพ์ผิดรุ่นซึ่งอาจส่งผลให้ไม่สามารถติดตั้งเข้ากับตัวเครื่องได้ หรืออาจทำให้กลไกภายในชำรุดเสียหาย จำเป็นต้องเริ่มต้นจากการตรวจสอบข้อมูลทางเทคนิคอย่างละเอียด ขั้นตอนแรกที่ง่ายที่สุดคือการตรวจสอบรุ่นของเครื่องพิมพ์ โดยสามารถดูได้จากป้ายชื่อโลหะหรือสติกเกอร์ข้อมูลที่ติดอยู่บริเวณด้านหลัง ด้านข้าง หรือใต้ตัวเครื่องพิมพ์ รวมถึงการตรวจสอบจากคู่มือการใช้งานอย่างเป็นทางการที่มาพร้อมกับตัวเครื่อง เพื่อให้ทราบชื่อรุ่นและรหัสเฉพาะของเครื่องพิมพ์อย่างถูกต้อง

ขั้นตอนต่อมาคือการสังเกตลักษณะทางกายภาพของตลับริบบิ้นเดิมที่ใช้งานอยู่ก่อนที่จะถอดออกมา โดยให้พิจารณาจากรูปทรงของตลับพลาสติก ขนาดความยาวและความกว้างของตัวตลับ ความกว้างของเส้นผ้าหมึกริบบิ้น รวมถึงตำแหน่งของเฟืองหมุนและตัวล็อกพลาสติกที่จะต้องลงล็อกกับแกนหมุนภายในเครื่องพิมพ์พอดี เนื่องจากเครื่องพิมพ์แต่ละรุ่นจะมีกลไกการขับเคลื่อนผ้าหมึกที่แตกต่างกัน การเลือกตลับที่มีรูปทรงภายนอกคล้ายกันแต่มีตำแหน่งเฟืองต่างกันเพียงเล็กน้อยอาจทำให้ระบบดึงผ้าหมึกไม่ทำงานและส่งผลให้ผ้าหมึกขาดในที่สุด

การเปรียบเทียบรหัสสินค้าหรือหมายเลขชิ้นส่วนที่ระบุไว้บนบรรจุภัณฑ์เดิมหรือบนตัวตลับริบบิ้นเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยเพิ่มความแม่นยำในการเลือกซื้อ รหัสเหล่านี้มักจะเป็นตัวเลขผสมตัวอักษรที่เป็นมาตรฐานเฉพาะของผู้ผลิตแต่ละราย หากสำนักงานไม่มีกล่องบรรจุภัณฑ์เดิมเหลืออยู่ การจดบันทึกรหัสที่พิมพ์อยู่บนสติกเกอร์ของตลับริบบิ้นเก่าจะช่วยให้การค้นหาอะไหล่ทดแทนในระบบจัดซื้อหรือการสั่งซื้อผ่านตัวแทนจำหน่ายมีความถูกต้องและรวดเร็วยิ่งขึ้น

หากพบว่าข้อมูลบนตัวเครื่องพิมพ์เลือนหายไป หรือรหัสสินค้าบนตลับริบบิ้นเดิมไม่ชัดเจนจนไม่สามารถระบุรุ่นที่ถูกต้องได้ ข้อควรปฏิบัติที่ปลอดภัยที่สุดคือการหยุดกระบวนการสั่งซื้อไว้ก่อน แล้วทำการถ่ายภาพตลับริบบิ้นเดิมในหลาย ๆ มุมมอง พร้อมทั้งถ่ายภาพป้ายชื่อเครื่องพิมพ์ส่งไปยังผู้ผลิตหรือตัวแทนจำหน่ายอย่างเป็นทางการเพื่อขอคำยืนยันรุ่นที่ถูกต้อง การป้องกันไว้ก่อนเช่นนี้จะช่วยลดความสูญเสียทั้งในด้านงบประมาณและเวลาในการส่งคืนสินค้า

ขั้นตอนที่ 2: วิเคราะห์ลักษณะงานและปริมาณการพิมพ์ในสำนักงาน

การเลือกริบบิ้นเครื่องพิมพ์ให้คุ้มค่ากับงบประมาณของสำนักงานจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ลักษณะของเอกสารที่พิมพ์เป็นประจำ โดยทั่วไปแล้ว งานพิมพ์ในสำนักงานสามารถแบ่งออกเป็นสองกลุ่มหลัก กลุ่มแรกคือเอกสารภายในสำนักงานหรืองานร่างทั่วไปที่เน้นการอ่านข้อมูลภายในองค์กร ซึ่งงานประเภทนี้ไม่จำเป็นต้องใช้ความคมชัดในระดับสูงสุด จึงสามารถเลือกใช้ริบบิ้นรุ่นประหยัดที่เน้นความคุ้มค่าได้ ในขณะที่กลุ่มที่สองคือเอกสารทางการ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือฟอร์มกระดาษคาร์บอนหลายชั้น ซึ่งต้องการความคมชัดสูงเพื่อให้ตัวอักษรทะลุผ่านไปยังกระดาษสำเนาทุกชั้นได้อย่างชัดเจนและไม่เลือนหายเมื่อเวลาผ่านไป

การประเมินปริมาณการพิมพ์ต่อเดือนเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจเลือกขนาดความจุของริบบิ้น หากสำนักงานของคุณมีการพิมพ์เอกสารในปริมาณมากทุกวัน เช่น แผนกบัญชีที่ต้องพิมพ์ใบแจ้งหนี้จำนวนหลายร้อยใบต่อวัน การเลือกใช้ริบบิ้นที่มีความจุสูงหรือริบบิ้นขนาดใหญ่พิเศษจะเป็นทางเลือกที่เหมาะสมกว่า แม้ว่าจะมีราคาต่อตลับสูงกว่าริบบิ้นความจุมาตรฐาน แต่เมื่อคำนวณต้นทุนต่อแผ่นและระยะเวลาในการใช้งานแล้วจะพบว่ามีความคุ้มค่ามากกว่าอย่างเห็นได้ชัด อีกทั้งยังช่วยลดความถี่ในการหยุดทำงานเพื่อเปลี่ยนตลับหมึกใหม่อีกด้วย

นอกจากนี้ สำนักงานควรพิจารณาถึงความถี่ในการเปลี่ยนตลับริบบิ้นและทรัพยากรบุคคลที่มีหน้าที่ดูแลรักษาอุปกรณ์ไอที หากสำนักงานไม่มีเจ้าหน้าที่เทคนิคประจำการ การเลือกใช้ริบบิ้นที่มีอายุการใช้งานยาวนานและมีความทนทานสูงจะช่วยลดภาระงานของพนักงานทั่วไปในการเปลี่ยนตลับหมึกบ่อย ๆ ซึ่งอาจนำไปสู่ความผิดพลาดในการติดตั้งจนทำให้เครื่องพิมพ์ชำรุด การวางแผนเลือกซื้อริบบิ้นที่สอดคล้องกับกำลังคนและปริมาณงานพิมพ์จริงจึงเป็นแนวทางที่ช่วยให้การดำเนินงานในสำนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ขั้นตอนที่ 3: เปรียบเทียบประเภทและวัสดุของริบบิ้นเครื่องพิมพ์

ริบบิ้นเครื่องพิมพ์ที่วางจำหน่ายในท้องตลาดผลิตจากวัสดุที่แตกต่างกันเพื่อตอบสนองต่อความต้องการใช้งานเฉพาะด้าน การทำความเข้าใจข้อจำกัดและจุดแข็งของวัสดุแต่ละประเภทตามที่ระบุไว้บนฉลากผลิตภัณฑ์จะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกริบบิ้นที่ทำงานร่วมกับกระดาษและเครื่องพิมพ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยทั่วไปแล้ว ข้อมูลบนฉลากจะระบุประเภทของวัสดุ ความยาวของริบบิ้น และประเภทของเครื่องพิมพ์ที่รองรับไว้อย่างชัดเจน ซึ่งผู้จัดซื้อควรศึกษาข้อมูลเหล่านี้อย่างละเอียดก่อนตัดสินใจ

การตรวจสอบคุณภาพเบื้องต้นของริบบิ้นสามารถทำได้โดยการสังเกตบรรจุภัณฑ์ภายนอกและสภาพของตลับริบบิ้น บรรจุภัณฑ์ที่ดีควรปิดผนึกอย่างมิดชิดเพื่อป้องกันอากาศและความชื้นภายนอกไม่ให้เข้าไปทำลายคุณภาพของน้ำหมึก ตัวตลับพลาสติกต้องไม่มีรอยร้าว รอยบิ่น หรือคราบน้ำหมึกรั่วซึมออกมาภายนอก และเมื่อทดลองหมุนเฟืองปรับความตึงของผ้าหมึกเบื้องต้น กลไกภายในควรหมุนได้อย่างราบรื่นไม่มีการติดขัด ซึ่งสิ่งเหล่านี้เป็นสัญญาณบ่งชี้ถึงมาตรฐานการผลิตที่ดีและช่วยลดความเสี่ยงในการเจอปัญหาระหว่างการใช้งานจริง

ริบบิ้นผ้าไนลอนสำหรับงานทั่วไป

ริบบิ้นที่ทำจากผ้าไนลอนถือเป็นประเภทที่ได้รับความนิยมและมีการใช้งานอย่างแพร่หลายที่สุดในสำนักงานทั่วไป เนื่องจากมีความทนทานสูงและสามารถใช้งานซ้ำได้หลายครั้งโดยที่ผ้าหมึกไม่ขาดง่าย เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการพิมพ์ข้อความทั่วไป รายงานประจำวัน หรือเอกสารภายในองค์กรที่ไม่เน้นความละเอียดของเส้นกราฟิกมากนัก ข้อดีของผ้าไนลอนคือความสามารถในการซับน้ำหมึกได้ดี ทำให้สามารถพิมพ์งานได้เป็นจำนวนมากก่อนที่สีของหมึกจะเริ่มจางลง

ในการเลือกซื้อริบบิ้นผ้าไนลอน ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบคุณภาพเบื้องต้นได้จากความหนาแน่นของการทอเส้นใยไนลอน ซึ่งผ้าไนลอนคุณภาพสูงจะมีการทอที่ละเอียดและสม่ำเสมอ ไม่มีเส้นด้ายหลุดลุ่ย และมีการกระจายตัวของน้ำหมึกบนเนื้อผ้าอย่างเท่ากันตลอดทั้งม้วน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มักจะระบุอยู่ในรายละเอียดข้อมูลทางเทคนิคของผู้ผลิต หรือสามารถสังเกตได้จากตัวอย่างงานพิมพ์ที่ไม่มีรอยด่างหรือรอยจางเป็นแถบ ๆ

อย่างไรก็ตาม ข้อควรระวังสำคัญในการใช้ริบบิ้นผ้าไนลอนคือเรื่องการซึมของน้ำหมึกบนกระดาษที่มีความบางหรือกระดาษที่มีความหนาแน่นต่ำ เนื่องจากน้ำหมึกในริบบิ้นผ้าไนลอนมักจะมีลักษณะเป็นของเหลวที่มีความหนืดต่ำ หากนำไปพิมพ์ลงบนกระดาษบาง ๆ อาจเกิดการซึมเลอะขยายวงกว้างจนทำให้ตัวอักษรดูหนาและเบลอ อ่านยาก หรืออาจซึมทะลุไปยังด้านหลังของกระดาษได้ ดังนั้นจึงควรเลือกใช้กระดาษที่มีความหนาเหมาะสมเพื่อผลลัพธ์การพิมพ์ที่ดีที่สุด

ริบบิ้นคาร์บอนและเรซินสำหรับงานเฉพาะทาง

สำหรับงานพิมพ์ที่ต้องการความละเอียดสูง ความคมชัดของตัวอักษรที่เป็นเลิศ หรือการพิมพ์ลงบนพื้นผิวเฉพาะทาง ริบบิ้นชนิดฟิล์มคาร์บอนและเรซินจะเป็นตัวเลือกที่ตอบโจทย์ได้ดีที่สุด ริบบิ้นประเภทนี้มักใช้กับเครื่องพิมพ์ที่ต้องการความแม่นยำสูง เช่น การพิมพ์ใบเสร็จรับเงินอย่างเป็นทางการ เอกสารทางการเงินที่ต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลานาน หรือการพิมพ์ลงบนฟอร์มกระดาษคาร์บอนหลายชั้นที่ต้องการแรงกดเพื่อให้ตัวอักษรติดชัดเจนในทุก ๆ ชั้นของสำเนา

การเลือกใช้งานริบบิ้นประเภทนี้จำเป็นต้องตรวจสอบความหนาของแผ่นฟิล์มและความเข้ากันได้กับหัวพิมพ์ของเครื่องพิมพ์อย่างละเอียด โดยอ้างอิงจากคู่มือการใช้งานของเครื่องพิมพ์เป็นหลัก เนื่องจากริบบิ้นฟิล์มคาร์บอนบางรุ่นอาจต้องการความร้อนหรือแรงกดจากหัวพิมพ์ที่แตกต่างจากริบบิ้นผ้าทั่วไป หากเลือกใช้ริบบิ้นที่มีความหนาไม่เหมาะสมอาจทำให้หัวพิมพ์ทำงานหนักเกินไปจนเกิดความร้อนสะสมและชำรุดเสียหายได้ง่าย

นอกจากนี้ ผู้ใช้งานควรมีเกณฑ์ในการตรวจสอบและหยุดใช้งานริบบิ้นฟิล์มคาร์บอนทันทีหากพบสัญญาณความผิดปกติ เช่น มีรอยขีดข่วนหรือรอยฉีกขาดบนเนื้อฟิล์ม หรือพบว่าการถ่ายเทน้ำหมึกลงบนกระดาษเริ่มไม่สม่ำเสมอ มีตัวอักษรขาดหายเป็นบางส่วน เนื่องจากรอยขีดข่วนบนฟิล์มอาจทำให้หัวพิมพ์สัมผัสกับกระดาษโดยตรงจนเกิดการเสียดสีและทำให้หัวพิมพ์สึกหรอเร็วกว่ากำหนด การเปลี่ยนตลับริบบิ้นทันทีที่พบปัญหาจึงเป็นการปกป้องเครื่องพิมพ์ที่คุ้มค่าที่สุด

ขั้นตอนที่ 4: การติดตั้งและตรวจสอบคุณภาพหลังการเปลี่ยน

เมื่อได้ริบบิ้นเครื่องพิมพ์ที่ถูกต้องตรงตามรุ่นแล้ว ขั้นตอนการติดตั้งถือเป็นกระบวนการสำคัญที่จะต้องดำเนินการด้วยความระมัดระวัง ก่อนที่จะใส่ตลับริบบิ้นลงไปในเครื่องพิมพ์ ผู้ใช้งานควรตรวจสอบและปรับความตึงของผ้าหมึกให้เหมาะสม โดยการหมุนเฟืองปรับความตึงที่อยู่บนตลับริบบิ้นไปในทิศทางที่กำหนดเพื่อให้ผ้าหมึกตึงพอดี ไม่หย่อนคล้อยจนไปเกี่ยวเข้ากับหัวพิมพ์ และไม่ตึงเกินไปจนทำให้มอเตอร์ดึงผ้าหมึกทำงานหนักหรือทำให้ผ้าหมึกขาดขณะพิมพ์

หลังจากทำการติดตั้งตลับริบบิ้นเข้าที่และล็อกตำแหน่งอย่างแน่นหนาแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเปิดเครื่องและสั่งพิมพ์หน้าทดสอบ (Test Page) เพื่อตรวจสอบคุณภาพการทำงานในเบื้องต้น ให้สังเกตความคมชัดของตัวอักษรว่ามีความสม่ำเสมอหรือไม่ มีรอยเลื่อนของตัวอักษร รอยหมึกเลอะเปรอะเปื้อนบนกระดาษ หรือมีเส้นสีขาวพาดผ่านตัวอักษรซึ่งอาจเกิดจากผ้าหมึกพับตัวหรือไม่ หากผลการพิมพ์หน้าทดสอบมีความชัดเจนและสะอาดเรียบร้อยดี จึงจะถือว่าขั้นตอนการติดตั้งเสร็จสมบูรณ์และพร้อมใช้งานจริง

ในระหว่างการพิมพ์หน้าทดสอบหรือเริ่มใช้งานพิมพ์จริง หากผู้ใช้งานได้ยินเสียงผิดปกติ เช่น เสียงแก๊ก ๆ ดังต่อเนื่อง เสียงมอเตอร์ครางหนัก หรือพบว่าหัวพิมพ์เกิดการติดขัดไม่เคลื่อนที่ตามปกติ ให้รีบปิดสวิตช์เครื่องพิมพ์ทันทีและถอดตลับริบบิ้นออกเพื่อตรวจสอบความผิดปกติ ห้ามฝืนใช้งานต่อเด็ดขาดเพราะอาจทำให้เฟืองขับเคลื่อนภายในเครื่องพิมพ์รูดเสียหาย หรือทำให้หัวพิมพ์เกิดความร้อนสูงจนไหม้ชำรุด ซึ่งการหยุดใช้งานและตรวจสอบทันทีจะช่วยป้องกันความเสียหายรุนแรงได้

ข้อควรระวังและการบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์เมื่อใช้ริบบิ้น

การยืดอายุการใช้งานของริบบิ้นเครื่องพิมพ์และตัวเครื่องพิมพ์ให้อยู่ในสภาพดีเสมอ จำเป็นต้องใส่ใจตั้งแต่ขั้นตอนการจัดเก็บและการบำรุงรักษา สำหรับริบบิ้นสำรองที่ยังไม่ได้ใช้งาน ควรจัดเก็บไว้ในสถานที่ที่แห้งและเย็น หลีกเลี่ยงการโดนแสงแดดโดยตรงและความชื้นสูง ซึ่งเป็นสภาพอากาศที่พบได้บ่อยในประเทศไทย โดยเฉพาะในช่วงฤดูฝนที่มีความชื้นในอากาศสูงเป็นพิเศษ เนื่องจากความร้อนและความชื้นอาจทำให้น้ำหมึกในริบบิ้นเสื่อมสภาพ แห้งกรอบ หรือเกิดเชื้อราบนผ้าหมึก ส่งผลให้คุณภาพการพิมพ์ลดลงอย่างมากเมื่อนำมาใช้งาน

ข้อควรระวังต่อมาคือการหลีกเลี่ยงการสัมผัสกับเส้นผ้าหมึกริบบิ้นโดยตรงด้วยมือเปล่า เนื่องจากน้ำมันและเหงื่อจากผิวหนังอาจเข้าไปปนเปื้อนบนผ้าหมึกและส่งผลต่อการเกาะตัวของหมึกบนกระดาษ อีกทั้งน้ำหมึกของริบบิ้นเครื่องพิมพ์มักจะล้างออกได้ยาก หากผิวหนังหรือพื้นผิวทำงานเกิดการเปื้อนหมึก ควรทำความสะอาดทันทีด้วยน้ำสบู่หรือสารทำความสะอาดที่อ่อนโยน เพื่อป้องกันไม่ให้คราบหมึกฝังแน่นหรือกระจายไปเปื้อนอุปกรณ์อื่น ๆ ในสำนักงาน

สุดท้ายนี้ การทำความสะอาดหัวพิมพ์อย่างสม่ำเสมอตามรอบเวลาที่ระบุไว้ในคู่มือการใช้งานเครื่องพิมพ์เป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม เนื่องจากเศษฝุ่นจากกระดาษและเศษใยผ้าจากริบบิ้นอาจเข้าไปสะสมบริเวณหัวพิมพ์จนทำให้การพิมพ์ไม่คมชัด ในการทำความสะอาดควรใช้เครื่องมือและน้ำยาทำความสะอาดที่ผู้ผลิตเครื่องพิมพ์รับรองเท่านั้น ห้ามใช้สารเคมีที่มีฤทธิ์กัดกร่อนรุนแรงหรือของมีคมในการขูดขีดหัวพิมพ์เด็ดขาด เพราะอาจทำให้หัวพิมพ์เสียหายอย่างถาวรและส่งผลต่อคุณภาพการพิมพ์ในระยะยาว

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

สามารถใช้ริบบิ้นเทียบเท่าแทนริบบิ้นแท้ได้หรือไม่

การเลือกใช้ริบบิ้นเทียบเท่าจากผู้ผลิตรายอื่นเป็นทางเลือกที่หลายสำนักงานพิจารณาเพื่อลดต้นทุน อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องตรวจสอบความเข้ากันได้ของขนาดตลับและกลไกการหมุนของเฟืองอย่างละเอียด เพื่อให้มั่นใจว่าจะสามารถติดตั้งและทำงานร่วมกับเครื่องพิมพ์ได้อย่างไม่มีปัญหา นอกจากนี้ ควรศึกษาเงื่อนไขการรับประกันของเครื่องพิมพ์ เนื่องจากผู้ผลิตบางรายอาจมีข้อกำหนดว่าการใช้หมึกหรือริบบิ้นที่ไม่ใช่ของแท้อาจทำให้การรับประกันตัวเครื่องสิ้นสุดลง รวมถึงคุณภาพของงานพิมพ์และความเข้มของสีที่อาจมีความแตกต่างกัน ดังนั้นจึงแนะนำให้ซื้อมาทดสอบใช้งานในปริมาณน้อยก่อน เพื่อประเมินผลลัพธ์และความคุ้มค่าในระยะยาวก่อนที่จะตัดสินใจสั่งซื้อล็อตใหญ่สำหรับสำนักงาน

ริบบิ้นเครื่องพิมพ์มีวันหมดอายุหรือไม่

ริบบิ้นเครื่องพิมพ์ไม่มีวันหมดอายุที่ระบุไว้อย่างตายตัวเหมือนสินค้าอุปโภคบริโภคทั่วไป แต่คุณภาพของน้ำหมึกและเส้นผ้าจะค่อย ๆ เสื่อมสภาพลงตามระยะเวลาและการจัดเก็บ หากเก็บริบบิ้นไว้นานเกินไป น้ำหมึกที่ชุบอยู่บนผ้าอาจจะแห้งระเหยไป ทำให้เมื่อนำมาพิมพ์แล้วได้สีที่จางมาก หรือตัวผ้าไนลอนอาจจะแห้งกรอบจนขาดง่ายเมื่อโดนแรงกระแทกจากเข็มพิมพ์ ผู้ใช้งานจึงควรตรวจสอบวันที่ผลิตและคำแนะนำในการจัดเก็บที่ระบุไว้บนบรรจุภัณฑ์เสมอ และหลีกเลี่ยงการนำริบบิ้นเก่าเก็บที่มีลักษณะผ้าแห้งกรอบหรือมีน้ำหมึกจับตัวเป็นก้อนมาใช้งาน เพื่อป้องกันไม่ให้เศษผงหมึกที่แห้งกรังเข้าไปอุดตันหรือสร้างความเสียหายให้กับหัวพิมพ์ของเครื่องพิมพ์